Your Aspiration Our Inspiration

Sales admin (Hạn nộp hồ sơ: 31/1/2018)

Tên chức danh

THƯ KÝ TỔNG HỢP

Mã chức danh

SA

Đơn vị

P. KH-KD

Nơi làm việc

Tp.Hồ Chí Minh

Cấp trên trực tiếp

TRƯỞNG PHÒNG KH – KD

Tóm tắt công việc

 

1.     Triển khai thực hiện các công việc thuộc chức năng của vị trí:

 

Thực hiện các nhiệm vụ dưới đây và chịu sự giám sát trực tiếp của Trưởng phòng KH-KD (gọi tắt là TP):

§  Nhận thông tin và lập các báo giá theo đúng quy trình về lập báo giá đã quy định của công ty.

§  Thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, liên hệ khách hàng lấy thêm thông tin phục vụ cho việc hoàn chỉnh hợp đồng. Đồng thời báo cáo lấy ý kiến trực tiếp TP về các điều khoản mang tính thương thảo trong hợp đồng.

§  Tham gia công tác hỗ trợ các văn bản – công văn, biểu mẫu cho các nhân viên thị trường và tổng hợp số liệu giúp nhân viên thị trường; kể cả khi tham gia các hồ sơ đấu thầu.

§  Quản lý và cập nhật danh sách thông tin khách hàng và chiết xuất các bản đề xuất dùng để phục vụ chương trình chăm sóc khách hàng khi có yêu cầu.

§  Theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng, đồng thời trực tiếp đốc thúc các phòng ban trong quá trình thực hiện hợp đồng và báo cáo cho TP.

§  Theo dõi, báo cáo cho TP về  tình hình công nợ các hợp đồng và kế hoạch thu hồi công nợ

§  Tham gia, giám sát ở cấp độ nguồn (dữ liệu) các chương trình Maketing và PR của Công ty

§  Thực hiện việc báo cáo, đề xuất ý kiến với TP vào thời gian quy định.(11h thứ 7 hàng tuần)

2. Thực hiện các công việc khác phù hợp chuyên môn theo yêu cầu của Công ty.

Chức năng – Nhiệm vụ

Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Ban giám đốc công ty và Trưởng Phòng KH-KD về các chức năng nhiệm vụ quyền hạn sau đây:

I/ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC THUỘC CHỨC NĂNG CỦA VỊ TRÍ.

1.     Nhận thông tin báo giá và lập báo giá

·        Nhận thông tin  và  lấy ý kiến TP trong từng trường hợp cụ thể để làm báo giá cho từng dự án.

·        Chịu trách nhiệm trong việc thực hiện đúng và đủ quy trình làm báo giá của công ty đã ban hành.

2. Thực hiện các nhiệp vụ có liên quan đến hợp đồng.

·        Tiếp nhận thông tin sơ bộ về việc lập hợp đồng, chủ động trong quá trình liên lạc để lấy các thông tin đầy đủ và hoàn chỉnh của hợp đồng. Đồng thời lấy ý kiến của TP trong các điều khoản  mang tính thương thảo nhằm hoàn thiện hợp đồng.

·        In ấn, chuyển TP kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi trình duyệt BGĐ

·        Chuyển hợp đồng đến chủ đầu tư và liên hệ để nhận về (sau khi 2 bên đã ký)

·        Chuyển thông tin cần thiết của hợp đồng cho PKT và Kế Toán sau khi hợp đồng đã ký

·        Chịu trách nhiệm trong việc thực hiện đúng và đủ quy trình ký kết hợp đồng của công ty đã ban hành.

·        Chịu trách nhiệm bảo quản, lưu hợp đồng và tính bảo mật của hợp đồng.

3. Hỗ trợ văn bản, Công văn và tổng hợp thông tin

·        Thực hiện công tác hỗ trợ văn bản, bảng biểu, công văn cho PKD và các nhân viên thị trường nhằm thống nhất tất cả các mẫu văn bản (các biểu mẫu này do TP chịu trách nhiệm soạn thảo).

·        Tổng hợp thông tin kinh doanh và các thông tin thị trường của PKD.

·        Bảo quản, lưu trữ toàn bộ các thông tin có liên quan đến phòng KD và yếu tố kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước BGĐ và TP về mức độ an toàn của hồ sơ và tính bảo mật của hồ sơ; đồng thời cung cấp các thông tin đó cho TP trong quá trình lập các kế hoạch KD của công ty và phòng KD

4. Quản lý và cập nhật thông tin khách hàng

·        Quản lý các danh sách thông tin khách hàng và chịu trách nhiệm cập nhật danh sách đó hàng ngày.

·        Có 3 dạng thông tin khách hàng cần cập nhật: thông tin về khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện hữu và khách hàng cần chăm sóc.

·        Đóng góp ý kiến cụ thể trong quá trình quản lý và cập nhật thông tin khách hàng này với TP.

·        Chiết xuất – báo cáo bằng các bảng danh sách thông tin khi có yêu cầu nhằm phục vụ cho các chương trình chăm sóc – tri ân khách hàng

5. Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng

·        Theo dõi tiến độ thực hiện từng dự án, hợp đồng theo đúng quy trình đã ban hành của công ty

·        Đốc thúc các phòng ban trong vấn đề thực hiện hợp đồng; đồng thời báo cáo khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng cho TP xin ý kiến chỉ đạo cụ thể

·        Trực tiếp liên hệ đối tác trong quá trình chuyển giao hồ sơ, kết quả từng giai đoạn cho chủ đầu tư.

·        Báo cáo cho TP về kết quả thực hiện từng giai đoạn của hợp đồng và chuyển sang kế toán làm động tác thực hiện thu tiền.

6. Theo dõi về tình hình công nợ và kết quả thu hồi nợ

·        Theo dõi về tình hình thu hồi công nợ và kết quả thu hồi công nợ của từng hợp đồng và tổng hợp báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho TP

·         Tiếp nhận thông tin về công nợ quá hạn từ TP và phối hợp phòng Kế oán theo dõi

7. Marketing

·        Tham gia các chương trình Marketing – PR của công ty do PKD thực hiện ở cấp độ xử lý thông tin và dữ liệu có liên quan đến chương trình

·        Giám sát toàn bộ các dữ liệu nhằm lập báo cáo đánh giá cho TP sau khi chương trình kết thúc.

8. Báo cáo định kỳ

·        Thực hiện việc báo cáo hàng tuần định kỳ cho TP về tất cả phần việc đang thực hiện, khó khăn vướng mắc và đề xuất phương án giải quyết

·         Thời gian báo cáo vào 11h ngày thứ 7 hàng tuần (qua Email)

II/ CÔNG VIỆC HỖ TRỢ:

Thực hiện các công việc liên quan  đến chức năng phòng theo sự phân công của Ban Giám Đốc và TP

Trách nhiệm

– Chịu trách nhiệm thực hiện các quy định chung của công ty và phòng KD đã được ban hành

– Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước công ty về việc bảo quản hợp đồng, quản lý thông tin danh sách khách hàng, công nợ và các hồ sơ có liên quan đến PKD.

– Chịu trách nhiệm trong vấn đề phối hợp giữa các phòng ban có liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng.

– Chịu trách nhiệm đốc thúc TP trong  việc thu hồi công nợ và vấn đề công nợ quá hạn.

– Chịu trách nhiệm liên đới trong tiến trình thực hiện hợp đồng; quá trình giải quyết các vướng mắc của hợp đồng.

– Chịu trách nhiệm cung cấp thông tin đề xuất TP trong việc: chăm sóc – tri ân khách hàng và phục vụ hậu mãi hợp đồng, lưu trữ dữ liệu cho các chương trình PR hoặc Marketing cho công ty.

– Chịu trách nhiệm đảm bảo tính bảo mật đối  với các thông tin có liên quan đến mọi thông tin, chính sách, chiến lược kinh doanh và kế hoạch hoạt động của công ty đối với mọi tổ chức cá nhân khác.

Quyền hạn

–  Có quyền sử dụng các thông tin, cơ sở vật chất, kinh phí trong phạm vi được phép để hoàn thành công việc.

– Có quyền đề xuất, góp ý  để phục vụ cho hiệu quả hoạt động của phòng kinh doanh và công ty

Các mối quan h công tác

sales-admin


Kiến thức & Khả năng

Tiêu chuẩn của người đảm nhận công việc:

Sức khỏe tốt, cẩn thận, bảo mật.

– Trình độ văn hóa

12/12

– Trình độ chuyên môn

Đại học, Cao đẳng khoa kinh tế

– Trình độ ngoại ngữ

Anh văn giao tiếp, Anh văn chuyên ngành

– Kiến thức: Thị trường, sản phẩm

– Kỹ năng thể chất và kỹ năng làm việc: nhanh nhạy, ghi chép, lưu trữ thông tin và văn bản,  giao tiếp

 

Yêu cầu kinh nghiệm (lĩnh vực thời gian tối thiểu)

02 năm ở vị trí tương đương

Các kỹ năng đặc biệt:

 

 

Thông tin liên hệ

 Hạn nộp Hồ sơ

 31/1/2018

 Hình thức nộp hồ sơ

 Qua Email hoặc trực tiếp

 Thông tin liên hệ

 Người liên hệ

 Chị Hoà

 Địa chỉ liên hệ

 38 Lam Sơn, Phường 6, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM

 Email liên hệ

 tuyendung@sagen.com.vn

 Điện thoại liên hệ

 (028) 3510.9900

Ứng tuyển

Vị trí ứng tuyển

Tên của bạn (*)

Địa chỉ Email (*)

Hồ sơ đính kèm:

Nội dung

Captcha
9 + 1 =

Hãy gửi hồ sơ ứng tuyển của bạn đến tuyendung@sagen.com.vn hoặc trực tiếp tại Phòng Nhân sự Công ty Sagen – 38 Lam Sơn, Phường 6, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM.